10 Mandamentos para resolução de problemas em planilhas

Olá EXCELentíssimos,

Como passaram o carnal? Fazendo muitas planilhas né, certeza! Rs

Hoje trago um artigo diferente, eu montei o que chamo de “10 Mandamentos para a resolução (ou prevenção) de problemas com planilhas”. Segue a lista abaixo, e a explicação para cada “mandamento”:

1 – Aprenderás Inglês

É, meu amigo(a). Se você pretende levar a área de criação e modelagem de planilhas a sério, você vai precisar do inglês. Não necessariamente você precisa ser fluente; Inglês técnico para leitura já ajuda muito. As melhores referências, fóruns e fontes de pesquisa são em inglês. E muitos usuários utilizam o Excel neste idioma, portanto conhece-lo o ajudará bastante na leitura e entendimento de fórmulas.

E se você já trabalha com Macros então sabe muito bem do que estou falando.

Não tem como se aprofundar em Macros e VBA sem conhecer inglês.

2 – Não farás testes no ambiente de produção

Uma péssima mania que eu tenho e que muita gente tem é a de efetuar testes em ambiente de produção (isto é, nas planilhas que estão atendendo aos usuários). Crie o hábito de manter uma área de reserva para efetuar testes. Faça cópias da planilha e efetue os testes dentro dela. Se as coisas funcionarem bem na área de testes, as chances delas funcionarem bem no ambiente produtivo aumentam. Isto vai evitar grandes situações de stress junto aos usuários.

3 – Lerás a sintaxe da função e Ajuda do Excel

Vejo muitas pessoas decorando(!) funções e fórmulas no Excel, ou seja, o que colocar antes e depois de cada ponto-e-vírgula na fórmula.

Isso até funciona para aquelas fórmulas que você usa todos os dias. Mas é errado! Pois você não entende o que cada etapa (argumento) da fórmula faz. E se precisar fazer uma fórmula diferente ficará perdido e nem saíra do lugar por não entender.

O próprio Excel diz o que cada argumento realiza, basta usar o recurso “Inserir função” ou mesmo durante a digitação da fórmula o Excel mostra abaixo da célula as informações destacas em negrito.

E se mesmo assim você ficar em dúvidas, utilize o recurso Ajuda do Excel (F1) para acessar exemplos e até download de planilhas para praticar. Garanto que você vai dominar muito mais esta ferramenta e melhorar sua produtividade.

4 – Não permitirás acesso ao CPanel

Para quem não entendeu, o CPanel é conhecido como Control Panel (ou Painel de Controle), e é como eu chamo aquela área da planilha onde estão os dados e bases importantes com as informações que abastecem as fórmulas e recursos na planilha. É verdade que alguns problemas ocorrem por acessos indevidos nesta área, e podem inclusive colocar em risco a veracidade dos resultados nas fórmulas.

Por isso é extremamente importante para a segurança da planilha que somente pessoas autorizadas tenham acesso a estas informações. Utilize os recursos de Revisão e Proteção de Planilhas, ou, como eu prefiro fazer, use Macros para realizar autenticação do usuário logado no computador.

5 – Não arrastarás fórmulas

Muita gente, quando enfrenta problemas com fórmulas em suas planilhas, costuma simplesmente pegar uma fórmula que funcione, e proceder arrastando-a pelas colunas/linhas da planilha. Perca este hábito! Acostume-se a entender e resolver o problema da fórmula (mandamento 3), e não a contorná-lo. Deixe a opção de substituição entre as últimas. Antes, siga os demais mandamentos.

6 – Lerás as mensagens de erro

Um erro que os usuários mais apressados costumam cometer é não ler as mensagens ou alertas que aparecem no Excel, especialmente se elas forem grandes demais. Em vez disso, ficam quebrando a cabeça tentando entender o que há de errado. Solução? Leia a mensagem!

Na maioria das vezes ela já dá a dica de como ele pode ser resolvido. Digo isto por experiência própria.

7 – Ouvirás seus usuários

Neste ponto, há de se admitir que os usuários da planilha poderão conhece-la melhor do que seu criador.

Ouça os problemas relatados por eles e busque compreende-los antes de partir para soluções mirabolantes. As vezes um simples recurso de Concatenção ou um Subtotal podem ser a solução dos problemas. Digo por experiência própria também ;)

8 – Analisarás o hardware e recursos do computador

Certos problemas esquisitões ocorrem por causas elementares (falta de espaço em disco, falta de memória, excesso de processamento, etc.).

Eu sei, eu sei que você não é nenhum guru em Hardware ou expert de TI para saber tudo isso. E nem precisa! Mas aconselho você ter um mínimo de conhecimento no assunto (afinal você dependente dele para quase tudo que faz), isso vai evitar você de dar 3.872.322 clicks no mouse e crente que irá resolver o problema.

Use utilitários ou Gadgets que monitoram seu espaço em disco, a utilização da memória RAM e o uso de CPU, assegure-se de que as condições mínimas estão sendo mantidas para o funcionamento do computador. Outra fonte de problemas bobos são as conexões, especialmente em problemas de rede. Cheque os cabos e as conexões, trocando-as quando necessário.

9 – Depurarás a planilha

Depurar é o mesmo que avaliar cada parte da fórmula, até encontrar onde ela apresenta problema.

O Excel oferece o recurso “Avaliar Fórmula” que faz exatamente isso, mas não acho ele muito intuitivo para a maioria dos problemas, por isso prefiro o modo manual usando a tecla F9 em cada argumento da fórmula.

Chamo esse recurso de Olho de Tandera, pois só assim você consegue “enxergar” o que a fórmula está fazendo. É muito útil em certas situações.

Para Macros o comando é F8, assim cada linha do código é executada após pressionar a tecla.

10 – Reiniciarás o computador

Tá, esta dica pode parecer ridícula, especialmente no contexto do Excel. Mas a verdade é que, muitas vezes, problemas dos mais diversos tipos somem com um simples reboot. É bom que você evite esta prática, mas se for possível praticá-la sem que isto cause grandes tormentos também aos usuários, experimente.

Seria possível escrever muito mais dicas sobre o assunto, afinal existem inúmeras recomendações de “boas práticas”, porém vamos ficar por aqui. Quem sabe não fazemos uma parte 2.

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