Para comemorarmos o 10º artigo do site, vou listar
algumas dicas importantes para aqueles que desejam se tornar referências no uso
do Excel.
Essas dicas são baseadas na minha experiência e também na
de outros autores citados no final do artigo.
Mas gostaria de adiantar uma coisa: antes de ser um
expert no Excel, seja também um expert na sua área de negócio. Você pode
trabalhar em logística, finanças, contabilidade, produção, recursos humanos, ou
qualquer outra área. Mas busque tornar-se o melhor na sua posição e tenha o
Excel como uma ferramenta poderosa para demonstrar o seu talento, caso
contrário todo seu conhecimento de planilhas se tornará vazio de significado.
Conhecer bem o Excel faz com que consiga reduzir bastante o tempo gasto em
atividades operacionais, e é nesse momento que você precisa mostrar suas
habilidades analíticas e/ou gerenciais.
Afinal, uma vez gerados os resultados, interpretá-los
corretamente é que será um diferencial.
Tendo isso em mente, vamos às nossas dicas:
Nunca diga que algo é impossível de fazer: Ao
longo do tempo aprendi a dizer: ”Eu não sei como fazer. Mas tentarei
descobrir”. Um amigo me disse uma vez que só crescemos quando submetidos a um
desafio maior do que a nossa capacidade atual. Com o Excel não é diferente.
Sempre que surgir um problema diferente não desista dele. Encare-o como uma
oportunidade de aprender um novo recurso. E ao longo de 8 anos usando o Excel,
posso dizer que ele sempre nos surpreende com algo novo.
Aprenda com as experiências anteriores: Um
problema pode parecer novo para você, mas a probabilidade de que alguém já
tenha passado por esse aperto é muito grande. Pesquise na internet. Converse
com outros usuários. Newton já dizia: “Só fui capaz de enxergar mais longe por
que estava apoiado nos ombros de gigantes”.
Participe de grupos: Seja através de fóruns,
grupos de discussão, comunidades ou qualquer outra forma que permita a troca de
experiências. Excelentes profissionais dedicam seu tempo à participação nesses
grupos. Primeiro como uma forma de retribuir o que aprenderam, afinal ninguém
nasce sabendo. E em segundo lugar, por que sempre terão oportunidade de se
desenvolver ao auxiliar outros usuários. Há uma música que diz: “Quanto mais à
gente ensina, mais aprende o que ensinou”.
Organize seus dados adequadamente: Muitas
dificuldades em fórmulas, gráficos e tabelas dinâmicas são facilmente
resolvidas quando os dados são dispostos de forma adequada. E não há cartilha
que ensine a fazê-lo. Portanto pratique, tire suas conclusões e tenha
flexibilidade de raciocínio para testar novas formas de disposição quando não
obtiver os resultados desejados.
Leia, entenda e implemente: Não tem jeito.
Se quer aprender, você vai precisar ler. Podem ser artigos de um blog ou site,
livros, apostilas e o próprio help do Excel. Não espere que alguém sente do seu
lado e te ensine o passo a passo para a solução do seu problema. Vença a
preguiça!!! Uma vez entendido o que leu, pratique. Não adianta ler a apostila e
guardar na gaveta. Leia ao lado do computador, buscando realizar o que é
proposto. Depois tente repetir várias vezes, até ter certeza que sabe fazer de
verdade. A prática leva à perfeição.
Busque mais de uma solução para o problema: Se
diferentes pessoas forem apresentadas a um problema, provavelmente chegarão a
uma solução utilizando abordagens diferentes. Quanto mais formas você souber,
mais rapidamente chegará a um resultado. Desconfie do “só dá para fazer assim”.
Pode até ser verdade, mas não custa tentar descobrir se não há outro caminho.
Use elementos visuais para expressar suas ideias: Sua
planilha pode ser a mais rápida, ou seus cálculos podem ser os mais precisos,
mas tenha certeza que a primeira coisa que se olha é o aspecto visual. Organize
os dados, utilize formatações adequadas para os seus números, lance mão de uma
fonte legível, expresse seus resultados em gráficos autoexplicativos, use cores
de forma harmoniosa (veja mais neste artigo). Chame atenção com um visual bem elaborado e então mostre
que a beleza reflete a qualidade do trabalho realizado.
Aprenda a fazer macros: O Excel tem muitos
recursos, mas eles não são infinitos. Chega um momento em que você precisa dar
um passo além. Pode ser para ganhar velocidade, modificar a interface ou
realizar o que pareceria impossível de outra forma. Portanto perca o medo e arrisque
a criar seus programas. Não pense que serão perfeitos. Contente-se no primeiro
momento que eles sejam funcionais (veja mais sobre macros neste e neste artigo).
Seja voluntário e melhore algo no seu trabalho: Se
você observar algo que precise de melhoria, mesmo que não seja em sua área de
atuação (por exemplo, um profissional de marketing vê algo que pode ser
otimizado no setor administrativo), se voluntarie para melhorar aquilo.
Essa é uma das práticas mais recompensadoras, pois além
de melhorar o processo de um setor que otimizará várias tarefas em cadeia, você
se torna conhecido pela pro atividade, habilidades no Excel e,
consequentemente, garante boas recomendações.
Depois que alcançou a eficiência, busque a eficácia.
Bem, é isso!
Essa lista não tem a intenção de ser definitiva, vocês
podem discordar parcial ou inteiramente de alguns pontos.
Apenas desejo que
tirem alguma coisa de útil e que pensem no que faz sentido dentro de suas
realidades.
Abraços!
Referências:
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